acta de constitucion dels viatgers 17

Deliberaciones previas a la redacción del ACTA DE CONSTITUCIÓN

Antes de iniciar la redacción del Acta de constitución de nuestro proyecto, hemos puesto de manifiesto nuestras reflexiones sobre la tarea 1, y el resultado que hemos obtenido. Vemos que el objetivo de nuestro proyecto es principalmente que las consultas de las familias y los alumnos sean atendidas de forma clara y precisa. Que todas las respuestas, tanto de centros como de la Consejería de Educación deben estar coordinadas. El hecho que muchas de las consultas llegan a nuestra organización es debido a la inseguridad de la información dada en los propios centros. (lo que nos hace pensar en la necesidad de formación del personal directivo de los centros educativos= otro posible proyecto estratégico)

Así, dado que nuestra organización es competente en ordenación educativa, y a su vez está en contacto constante con los servicios competentes en materia de escolarización y con los gestores de la aplicación informática GESTIB, que usa toda la comunidad educativa, consideramos importante aprovechar esta situación para proponer nuestro proyecto.

Marga Socías, considera que deberíamos aprovechar esta circunstancia, de la proximidad física y del trato personal con los funcionarios responsables de estas áreas, en el diseño de nuestro proyecto. A su vez, Joana Maria Antich lanza una idea sobre la posibilidad de crear un CALL CENTER para atender estas consultas. Ante esta idea, y después de analizar el tipo de consultas que recibimos, Carmen considera que quizás un CALL CENTER no cumpliría satisfactoriamente la finalidad que perseguimos, dado que en muchas ocasiones las familias prefieren un contacto directo con la administración, y acuden junto con sus hijos para realizar determinadas consultas (cambios de modalidad, optativas a elegir, etc). A su vez, recuerda la existencia de distintos puntos de información en materia educativa distribuidos en las Islas Baleares podrían cumplir con la información que se obtendría a través de un CALL CENTER.

Marga considera que actualmente estas oficinas lo que hacen es trasladar las consultas directamente a nuestra organización, por lo que únicamente derivan a otros la respuesta.

Joana Maria está de acuerdo en que un CALL CENTER es muy impersonal y que para este tipo de consultas no es del todo adecuado, aunque reconoce que en principio también había pensado en ello. Martí plantea la necesidad de establecer en la web de la organización, quizás algo parecido a FAQ Preguntas Frecuentes. El resto del equipo está de acuerdo con esta posibilidad, que podría ser parte del proyecto, dado que con una base de datos de las consultas realizadas y de sus respuestas se podría generar esta “aplicación” tipo “FAQ”.

Lo que tenemos claro todos, es que nuestro proyecto tiene que descongestionar nuestra organización que constantemente recibe consultas desde los centros educativos, por su falta de información y competencia, y de los alumnos, en muchas ocasiones por desconfianza con la información facilitada por los centros, (así como de otras entidades como los puntos de información, asociaciones de padre y madres de alumnos, etc. La cantidad de consultas y visitas que se recibimos nos ha hecho plantear la oportunidad de crear un proyecto que dé cobertura a ésta necesidad. El hecho que se plantee la creación de un “servicio” “departamento” “unidad xxx”... y que tenga a su disposición un lugar físico de atención al público está fundamentado, no solo en la cantidad de consultas, sino también en la satisfacción manifestada por los usuarios a la hora de obtener respuesta, y su agradecimiento en la atención individualizada recibida, después de sus idas y venidas desde un departamento a otro.

Forma de trabajo para la redacción del ACTA

En lo que se refiere a la organización del trabajo del equipo, como ya expusimos en la tarea anterior, dos de los cuatro miembros integrantes de la nave Viatgers17, no pertenecen a la Consejería de Educación. Esta circunstancia, a la vista de las aportaciones realizadas no ha sido un obstáculo para el buen funcionamiento del equipo ni para la realización de las tareas. Estas, se han ido elaborando con la misma metodología de la tarea anterior, es decir, la utilización de la herramienta informática Google Drive así como la creación de un grupo de whatsapp. A través de este grupo, nos ha permitido realizar un  "brainstorming" con todas nuestras aportaciones de forma rápida así como definir las líneas del trabajo.

La elaboración del Acta de Constitución ha sido el resultado de una colaboración conjunta, casi simultánea, gracias a la aplicación informática Google Drive. En cuanto al contenido del Acta, hemos tratado de responder a todos los puntos indicados.

Justificación del contenido del ACTA DE CONSTITUCIÓN

1. Identificación de proyecto

Los integrantes del equipo barajan distintas posibilidades relativas al nombre del proyecto.

Marga plantea el siguiente nombre corto y el técnico descriptivo:  Comunica’t amb educació: Gestión especializada para coordinar todas las àreas y poder solucionar los problemas de los ciudadanos, sobre todos de los centros docentes, alumnos y padres o tutores legales.

Carme plantea: Escola X a tots. Información a todos los ciudadanos para resolver las dudas y problemas en materia de educación reglada.

Martí  aporta: Demana Educació: Crear una unidad encargada de agilizar y coordinar las consultas en materia de desarrollo curricular y escolarización.

Joana M, habia pensado en Solucions educatives: Creación de un servicio especializado en atender y resolver las consultas formuladas por los centros educativos y los alumnos.

Después de debatir decidimos el nombre corto Demana Educació y como técnico descriptivo:

Creación de un servicio especializado en atender y resolver las consultas formuladas por los centros educativos y los alumnos.

2. Descripción del proyecto

Respecto a la descripción del proyecto nos ponemos de acuerdo en que nuestro proyecto consiste en crear una unidad administrativa que se encargue de orientar y contestar las consultas de alumnos/familias,centros educativos y oficinas administrativas relativas a dos àmbitos competenciales principales.

1.Gestión de Matrícula de los estudios reglados de Primaria, ESO y Bachillerato.

2. Escolarización de alumnos llegados desde sistemas educativos extranjeros o no escolarizados.

3. Justificación

Queremos lanzar este proyecto para solucionar algunos problemas detectados a raíz de las numerosas consultas recibidas por nuestra organización sobre la gestión de la Matrícula de las enseñanzas regladas no universitarias de las Illes Balears y los casos de escolarización de recién llegados. La falta de información por parte de los centros o bien su desconocimiento práctico y actualizado de la normativa aplicable, hace que el uso de la aplicación GESTIB se realice de manera inadecuada. Estas irregularidades suelen detectarse en un momento temporal de difícil solución, dado que el curso puede estar a punto de finalizar, por lo que cuanto antes se detecten los errores menos perjuicios se producen a los alumnos afectados, que desconocen la normativa aplicable y siguen las instrucciones que les indican los centros.

El hecho de recibir las consultas en nuestra organización actual, es debido a que nuestras competencias en regulación de los currículos educativos de las enseñanzas regladas, nos hace tener una visión transversal de la normativa aplicable a los distintos ámbitos referentes a la educación reglada, no solo sobre currículos, sino también sobre escolarización, uso del GESTIB, aceleraciones curriculares, permanencias, convalidaciones y exenciones, homologaciones, equivalencias de estudios, etc.

Entendemos que ésta justificación es la que se debe incluir en el Acta.

4. Objetivo

Consultados con los que son patrocinadores e interesados en el proyecto, consideramos que es necesario dar una imagen de unidad y competencia entre los servicios de la dirección general. A la vez que es muy importante destinar el tiempo de cada unidad a la realización de sus competencias de manera eficaz. Por último, generar confianza en los alumnos en relación a las consultas que realicen tanto a los centros educativos como a la propia administración, por ello consideramos como objetivos:

Disponer de un solo punto de información relativa a la Gestión de la Matrícula relativa a los alumnos de la enseñanza reglada no universitaria y la Escolarización de alumnos llegados desde sistemas educativos extranjeros o no escolarizados.

Aunar o redirigir por razón de la materia, las consultas de los alumnos, familias y centros educativos de las Illes Balears a los departamentos correspondientes de la Consejería de Educación.

Alcanzar una coordinación eficaz y eficiente entre los departamentos y servicios de la Consejería de Educación.

Mejorar la gestión del tiempo del Servicio.

Reunir la información en una pàgina web activa en la que se puedan realizar/consultar preguntas frecuentes.

Para medir nuestro objetivo decidimos que:

• Como indicador de resultados podemos contabilizar:
• Número de consultas atendidas por la unidad que se crea, y ponerlas en relación con las consultas que continuan realizandose a través de los servicios existentes y que son remitidas a la nueva unidad,
• Número de visitas a la sección preguntas frecuentes.
• Establecemos como primera etapa, la duración de un curso escolar.

5.Alcance

Una vez analizado este punto decidimos incluir en el acta de constitución:

Como producto final, lo más importante es la correcta aplicación de la normativa referente a la Gestión de la matrícula y escolarización de los alumnos, lo que redunda en la satisfacción de los interesados, dado que se dará una respuesta legal y efectiva para cada uno de ellos, de forma individualizada y coordinada con los centros educativos.

Asimismo, los datos que dispone la aplicación GESTIB corresponden con las situaciones reales y legales que se refieren a cada una de las etapas educativas de los alumnos.

Por otra parte, los centros educativos dispondrán de un punto de confianza en aras a la solución de la dudas sobre la gestión de matrícula y la escolarización de los alumnos indicados en el objetivo.

El resultado final, puede no ser tangible, ni poder expresarse a través de un producto concreto, pero se generará un informe sobre las incidencias detectadas en el uso y aplicación de la GESTIB, que nos permitirá disponer de los datos reales de cada uno de los alumnos.

A su vez, con este informe detectaremos:

• Problemas y requisitos de los distintos departamentos para mejorar el tratamiento de información educativa.
• Posibles métodos de trabajo para la correcta coordinación con diferentes servicios gestores, coordinación con otras direcciones generales competentes en materia educativa así como coordinación externa con los centros educativos.
• La necesidad o no de un Plan de formación para el personal de las oficinas administrativas y de los centros educativos.

6. Recursos

En relación a los Recursos y Costes indicados en los puntos 6 y 7 del Acta, los miembros del equipo ponemos sobre la mesa las opciones de que disponemos. Sabemos que los miembros actuales de nuestra organización están dispuestos a participar del proyecto y que por las consultas hechas a los otros servicios relacionados, también están dispuestos a participar, siempre que ello no implique abandono de las tareas propias de su puesto de trabajo.

Se plantea la opción de nombrar personal funcionario de carrera/interino específico para nuestro proyecto, si bien todos coincidimos en que a nivel de gestión administrativa y presupuestaria resultará mucho más complicado ( presupuesto, nombramiento de personal, tiempo y dinero..).  A su vez, la elección del personal deberá cumplir con unos requisitos mínimos en experiencia educativa, por tanto, se trataría de crear algún puesto de trabajo en el que a parte de la titulación exigida tenga requisitos específicos de haber trabajado en materia de educación. Este puesto de trabajo se podría ocupar en comisión de servicios y usando la libre designación para su provisión, puesto que el personal debería contar un unos conocimientos y experiencia necesarios para ser efectivo.

Todo ello supone mucho trabajo de gestión administrativa, creación de puestos, modificación de presupuestos, RLT, etc. Por tanto, hemos decidido crear una unidad con el personal que actualmente dispone nuestra organización, junto con el servicio de escolarización y los responsables del GESTIB. De esta manera, la implantación del proyecto no tendría un impacto negativo a nivel presupuestario.

Pensamos que para iniciar el funcionamiento de la nueva unidad es suficiente un responsable de cada servicio, y en su caso, una vez constituido y a la vista del volumen de trabajo, se podría contemplar la posibilidad de aumentar la dotación en personal.

Si aprovechamos el hecho que todos los implicados se encuentran físicamente en la misma planta del edificio, creemos que podemos aprovechar el contacto directo y establecer un espacio abierto compartido donde los miembros de la nueva unidad desempeñen su trabajo.

Hemos pensado, que para facilitar a los responsables jerárquicos el hecho de “compartir” funcionarios para un objetivo común, estos funcionarios, en la medida de sus posibilidades y en cuanto no resuelvan consultas,  podrán continuar con su trabajo habitual. Así se facilitará que los directivos de cada servicio acepten con más “ganas” el hecho de ceder un miembro de su equipo. (hemos de pensar que cada uno de los servicios se ven beneficiados con la existencia de esta nueva unidad, ya que descongestionara muchas consultas externas y internas, y las centralizará en un solo punto, por tanto beneficia a todas las áreas implicadas).

Así se decide que la unidad esté formada por; un asesor técnico docente, especialista en normativa curricular y con experiencia como miembro de equipo directivo de un centro educativo; un integrante del servicio de escolarización que tenga conocimiento directo sobre la tramitación y el proceso de admisión y escolarización de los alumnos; así como un tècnico responsable de la gestión del GESTIB.(en total 3 personas)

Todos ellos deben contar con los permisos necesarios para acceder a la aplicación y gestionarla de manera adecuada. A su vez, disponer de habilidades personales y sociales, sensibilidad y empatía, .... para tratar directamente con los usuarios.

Por tanto, los recursos serían para empezar, tres funcionarios, uno de cada servicio con acceso a la aplicación GESTIB. Es decir el capital humano del que se dispone sería suficiente, dado que únicamente se desplazaría físicamente a un espacio contiguo al lugar donde se encuentra en la actualidad.

Por lo que se refiere a material, con el que dispone la Consejería seria suficiente, aunque quizás sería necesaria la compra de algún dispositivo telefónico (auriculares) para la correcta atención y el uso del ordenador al mismo tiempo. Los equipos informáticos serían los que ya dispone cada funcionario. Sería conveniente disponer de un espacio para la atención más personalizada, que disponga de paneles o biombos para lograr una atención más individualizada, con mesas y sillas adecuadas.

Se plantea la posibilidad de lanzar una campaña publicitaria para dar a conocer nuestro proyecto, mediante anuncios en canales de comunicación que dispone el Govern Balears, facebook, twitter, etc. A su vez si elaborará un tríptico informativo que se haría llegar a los centros educativos, a todos los puntos de información en materia educativa, a los ayuntamientos,asociaciones, sindicatos, etc.

7. Costes

De acuerdo con el punto anterior indicamos aproximadamente el coste económico de nuestro proyecto.

Coste recursos humanos: 0 euros, dado que se es fruto de la reorganización del personal existente de las áreas de la organización.

Coste recursos materiales:

El coste económico sería aproximadamente 2.000 euros por la compra y montaje de la mesa, sillas y paneles separadores, así como de los auriculares.

En relación a la campaña publicitaria, se estima que únicamente generaría gasto la impresión de los trípticos, calculando un presupuesto de 1.000 euros.

8. Tiempo

Decidimos incluir en el acta, por lo que se refiere al tiempo de duración:

Tiene como objetivo ser una unidad de larga duración, sin límite en el tiempo, dado que se trata de dar cumplimiento a una competencia administrativa en materia educativa, y el proyecto pretende ofrecer un servicio público de manera eficaz y efectiva. Si bien se establece como plazo de valoración y estudio de los resultados, el primer curso escolar de implantación.

9. Especificaciones técnicas

El equipo cree que las especificaciones técnicas van referidas a lo siguiente:

Las especificaciones técnicas se refieren sobre todo al uso de la aplicación GESTIB. Los miembros del equipo deben disponer de la autorización del director del proyecto, màximo responsable del GESTIB, y de los permisos necesarios para consulta y gestión de la aplicación.

Disponer acceso a las bases de datos sobre legislación actualizadas.

Así como disponer de un directorio de todos los departamentos, organismos, y centros que puedan tener relación con las competencias que gestionan.

Sería interesante disponer de un sistema de cita previa para determinado tipo de consultas.

10. Limitaciones

Con la implantación de nuestro proyecto, sabemos que no hemos contemplado la designación de “delegaciones” de nuestra unidad en las otras islas. Por tanto, partimos ya con una limitación. Ello nos puede acarrear problemas desde el inicio, dado que estaríamos discriminando a parte de los ciudadanos de nuestra comunidad.

Por otra parte, creemos que estableciendo un canal de comunicación directa con  los puntos de información existentes en las restantes Islas, se podría solucionar en parte, esta limitación.

Se plantea la posibilidad de ofrecer a estos puntos de información, de un sistema de video-consultas en los casos que los usuarios así lo soliciten, estableciendo igualmente un sistema de cita previa.

También podría ocurrir que aparecieran quejas sobre el funcionamiento de la unidad que nos planteen la opción de modificar el diseño del proyecto, ya sea por la falta de capacidad del personal designado, por el trato personal al usuario, etc.

11. Interesados

A la hora de describir los interesados decidimos diferenciar entre externos e internos, sabiendo que son muchas las personas y organizaciones que se verán afectadas de manera positiva cuando el proyecto se ejecute, que esperemos que sea con éxito!

Podemos distinguir los interesados externos y los internos al proyecto.

Entre los externos citamos a:

Alumnos, padres, madres y tutores legales, las secretarías de los centros docentes, las organizaciones sindicales en materia de educación, las AMIPAS, asociaciones cuyo fin principal es dar asesoramiento y ayuda a los niños y jóvenes que necesitan una atención especial,  y en general todo ciudadano que se interese por su educación,  bien porque no pudo realizar sus estudios en el momento oportuno y como sabemos nunca es tarde para formarse.

Entre los internos  destacar el director general de Planificación, Ordenación y Centros que actúa como patrocinador o sponsor, ya que responde de todas la áreas implicadas en el proyecto. Además es conocedor de las necesidades que pretende solucionar el proyectos al percatarse en las distintas reuniones mantenidas con los jefes de servicio y departamentos, de la descoordinación existente en la consejería por las múltiples consultas recibidas y los distintos ámbitos a los que se refieren, afectando a las competencias de todas las direcciones generales. Por otra parte ya no sólo es un beneficio para el ciudadano, sino también para los departamentos y servicios que tienen a su cargo, ya que cada uno de ellos  podrá dedicarse a las funciones que le son propias y así optimizar sus objetivos.

Otro cliente interno es el director del proyecto. Será la persona responsable de la gestión y a su vez coordinador del proyecto. En nuestro caso proponemos al jefe de Departamento, como órgano superior a los jefes de servicio y, además estimó necesario la creación de este proyecto porque visualizó el impacto positivo y de éxito del proyecto.

Por último, debemos crear un equipo de dirección del proyecto íntimamente ligado al director del proyecto. Estará formado por los jefes de servicio de cada una de las direcciones generales cuyas competencias se vean mermadas porque  deben resolver problemas ajenos a ellas.

Con la elección de nuestros interesados sobre todo de los internos queremos asegurar que comprendan los beneficios y los riesgos del mismo. Su ayuda es primordial para que el proyecto sea un éxito.

Reflejamos en el acta el resumen de los interesados.

12. Organización de Proyecto

Para asegurar el éxito del proyecto es conveniente constituir los órganos de dirección y control. En nuestro caso vamos a crear:

• Comité de dirección:  Aunque nuestro proyecto es de pequeña envergadura,  vemos necesario la creación de este comité porque así se asegura la implicación de los interesados en el proyecto. Estaría formado por el Patrocinador/Sponsor (el director general) y el Director del Proyecto (jefe de departamento).
  Como órgano de máxima autoridad en el proyecto se encargará de dirigir, definir el objetivo y la estrategia a seguir, tomar las decisiones sobre las discrepancias, riesgos y dificultades que puedan surgir en la aplicación y desarrollo del proyecto, así como motivar e impulsar internamente el proyecto.

• Comité de seguimiento:  Las funciones y responsabilidades de este comité son entre otras, realizar el seguimiento de la aplicación del proyecto, su efectividad, analizar los riesgos y las dificultades que van surgiendo y tomar las decisiones para su alcanzar el objetivo del proyecto.
  Controlar el cumplimientos de los objectivos de tiempo, coste y alcance que se habían previsto inicialmente. Así como los resultados a corto plazo que se van produciendo para, de ser necesario, estudiar otras vías o soluciones alternativas.
  Estará integrado por los jefes o jefas de servicio que, por razón de la materia, participen en el Proyecto.

13. Riesgos iniciales

Hemos considerado que en principio los riesgos iniciales serían los siguientes:

• La participación en el proyecto implique un abandono o disminución del rendimiento de los servicios implicados en el proyecto.
• Cambio de la dirección política que conlleve la no  continuidad del proyecto.
• Quejas por el nuevo funcionamiento de la unidad.
• Tiempo respuesta/consulta. (especialmente Menorca e Ibiza)
• Falta de competencia (específica, habilidades) del personal designado.
• Falta de personal formado en caso de sustituciones, ausencia, bajas...en el equipo.

14. Requisitos de aprobación del proyecto

El éxito del proyecto radica en resolver las consultas de forma eficaz, con los recursos humanos existentes, sin mermar el rendimiento de los servicios o unidades colaboradoras en el proyecto.

15. Nombramiento de los responsables

Conforme con la organización del proyecto que hemos indicado en el punto 12, el nombramiento de los responsables corresponderá:

Al director general de Planificación, Ordenación y Centros como patrocinador del Proyecto y al jefe de Departamento como director del Proyecto.

Finalmente, siguiendo la sugerencia de presentación que se nos ofrecía, hemos decidido realizar la presentación del Acta constitucional mediante la siguiente:

INFOGRAFIA

A continuación describimos por esquema el Acta de Constitución, de acuerdo con el modelo

ACTA DE CONSTITUCIÓN

Identificación del proyecto	Demana Educació. Creación de un servicio especializado en atender y resolver las consultas formuladas por los centros educativos y los alumnos y familias.
Descripción	Nuestro proyecto consiste en crear una unidad administrativa que se encargue de orientar y contestar las consultas de alumnos/familias,centros educativos y oficinas administrativas relativas a dos àmbitos competenciales principales. 1.Gestión de Matrícula de Primaria ESO y Bachillerato. 2. Escolarización de alumnos llegados desde sistemas educativos extranjeros o no escolarizados.
Justificación	Queremos lanzar este proyecto para solucionar algunos problemas detectados a raíz de las numerosas consultas recibidas por nuestra organización sobre la gestión de la Matrícula de las enseñanzas regladas no universitarias de las Illes Balears y los casos de escolarización de recién llegados. La falta de información por parte de los centros o bien su desconocimiento práctico y actualizado de la normativa aplicable, hace que el uso de la aplicación GESTIB se realice de manera inadecuada. Estas irregularidades suelen detectarse en un momento temporal de difícil solución, dado que el curso puede estar a punto de finalizar, por lo que cuanto antes se detecten los errores menos perjuicios se producen a los alumnos afectados, que desconocen la normativa aplicable y siguen las instrucciones que les indican los centros. El hecho de recibir las consultas en nuestra organización actual, es debido a que nuestras competencias en regulación de los currículos educativos de las enseñanzas regladas, nos hace tener una visión transversal de la normativa aplicable a los distinto ámbitos referentes a la educación reglada, no solo sobre currículos, sino también sobre escolarización, uso del GESTIB, aceleraciones curriculares, permanencias, convalidaciones y exenciones, homologaciones, equivalencias de estudios, etc…
Objetivo	Disponer de un solo punto de información relativa a la Gestión de la Matrícula relativa a los alumnos de la enseñanza reglada no universitaria y la Escolarización de alumnos llegados desde sistemas educativos extranjeros o no escolarizados. Aunar o redirigir por razón de la materia,  las consultas de los alumnos, familias y centros educativos de las Illes Balears a los departamentos correspondientes de la Consejería de Educación. Alcanzar una coordinación eficaz y eficiente entre los departamentos y servicios de la Consejería de Educación. Mejorar la gestión del tiempo del Servicio. Reunir la información en una pàgina web activa en la que se puedan realizar/consultar preguntas frecuentes. Para medir nuestro objetivo decidimos que: Como indicador de resultados podemos contabilizar: Número de consultas atendidas por la unidad que se crea, y ponerlas en relación con las consultas que continuan realizandose a través de los servicios existentes y que son remitidas a la nueva unidad, Número de visitas a la sección preguntas frecuentes. Establecemos como primera etapa, la duración de un curso escolar.
Alcance	Como producto final, lo más importante es la correcta aplicación de la normativa referente a la Gestión de la matrícula y escolarización de los alumnos, lo que redunda en la satisfacción de los interesados, dado que se dará una respuesta legal y efectiva para cada uno de ellos, de forma individualizada y coordinada con los centros educativos. Así mismos, los datos que dispone la aplicación GESTIB corresponden con las situaciones reales y legales que se refieren a cada una de las etapas educativas de los alumnos. Por otra parte los centros educativos dispondrán de un punto de confianza en aras a la solución de la dudas sobre la gestión de matrícula y la escolarización de los alumnos indicados en el objetivo. El resultado final, puede no ser tangible, ni poder expresarse a través de un producto concreto, pero se generará un informe sobre las incidencias detectadas en el uso y aplicación de la GESTIB, que nos permitirá disponer de los datos reales de cada uno de los alumnos. A su vez, con este informe detectaremos: Problemas y requisitos de los distintos departamentos para mejorar el tratamiento de información educativa. Posibles mètodos de trabajo para la correcta coordinación con diferentes servicios gestores, coordinación con otras direcciones generales competentes en materia educativa así como coordinación externa con los centros educativos. La necesidad o no de un Plan de formación para el personal de las oficinas administrativas y de los centros educativos.
Recursos	Recursos humanos: tres funcionarios, uno de cada servicio implicado con conocimiento y experiencia en sus áreas respectivas. Que tengan acceso y los permisos necesarios para gestionar la aplicación GESTIB. Recursos materiales: material de oficina, mesa, silla y paneles separadores, auriculares. Material informativo. (trípticos)
Costes	Coste recursos humanos: 0 euros, dado que se es fruto de la reorganización del personal existente de las áreas de la organización. Coste recursos materiales: El coste económico sería aproximadamente 2.000 euros por la compra y montaje de la mesa, sillas y paneles separadores, así como de los auriculares. En relación a la campaña publicitaria, se estima que únicamente generaría gasto la impresión de los trípticos, calculando un presupuesto de 1.000 euros.
Tiempo	Tiene como objetivo ser una unidad de larga duración, sin límite en el tiempo, dado que se trata de dar cumplimiento a una competencia administrativa en materia educativa, y el proyecto pretende ofrecer un servicio público de manera eficaz y efectiva. Si bien se establece como plazo de valoración y estudio de los resultados, el primer curso escolar de implantación.
Especificaciones técnicas	Las especificaciones técnicas se refieren sobre todo al uso de la aplicación GESTIB. Los miembros del equipo deben disponer de la autorización del director del proyecto, màximo responsable del GESTIB, y de los permisos necesarios para consulta y gestión de la aplicación. Disponer acceso a las bases de datos sobre legislación actualizadas. Así como disponer de un directorio de todos los departamentos, organismos, y centros que puedan tener relación con las competencias que gestionan.
Limitaciones	Con la implantación de nuestro proyecto, sabemos que no hemos contemplado la designación de “delegaciones” de nuestra unidad en las otras islas. Por tanto, partimos ya con una limitación. Ello nos puede acarrear problemas desde el inicio, dado que estaríamos discriminando a parte de los ciudadanos de nuestra comunidad. Por otra parte creemos estableciendo un canal de comunicación directa con los los puntos de información existentes en las restantes Islas, se podría solucionar en parte, esta limitación. Se plantea la posibilidad de ofrecer a estos puntos de información, de un sistema de video-consultas en los casos que los usuarios así lo soliciten, estableciendo igualmente un sistema de cita previa. También se podría ocurrir que aparecieran quejas sobre el funcionamiento de la unidad que nos planteen la opción de modificar el diseño del proyecto, ya sea por la falta de capacidad del personal designado, por el trato personal al usuario, etc.
Interesados	Externos: Alumnos, padres, madres y tutores legales. Las secretarías de los centros docentes. Las organizaciones sindicales en materia de educación. Las AMIPAS, y las asociaciones cuyo fin principal es dar asesoramiento y ayuda a los niños y jóvenes que necesitan una atención especial. Y en general todo ciudadano que se interese por su educación. Internos: El director general de Planificación, Ordenación y Centros que actúa como patrocinador o sponsor.(político responsable) El jefe del departamento, como funcionario máximo responsable, es el director del proyecto. Los jefes de servicio implicados en la cesión de funcionarios. Los funcionarios afectados, que forman parte del proyecto. El resto de los funcionarios de los servicios, que se verán descongestionados de consultas por la aplicación del proyecto.
Organización del proyecto	Comité de Dirección: Patrocinador/Sponsor (el director general) y el Director del Proyecto (jefe de departamento). Como órgano de máxima autoridad en el proyecto se encargará de dirigir, definir el objetivo y la estrategia a seguir, tomar las decisiones sobre las discrepancias, riesgos y dificultades que puedan surgir en la aplicación y desarrollo del proyecto, así como motivar e impulsar internamente el proyecto. Comité de Seguimiento: integrado por los jefes o jefas de servicio que colaboren en el proyecto. Las funciones y responsabilidades de este comité son entre otras, realizar el seguimiento de la aplicación del proyecto, su efectividad, analizar los riesgos y las dificultades que van surgiendo y tomar las decisiones para su alcanzar el objetivo del proyecto.
Riesgos iniciales	La participación en el proyecto implique un abandono o disminución del rendimiento de los servicios implicados en el proyecto. Cambio de la dirección política que conlleve la no  continuidad del proyecto. Quejas por el nuevo funcionamiento de la unidad. Tiempo respuesta/consulta. (especialmente Menorca e Ibiza) Falta de competencia (específica, habilidades) del personal designado. Falta de personal formado en caso de sustituciones, ausencia, bajas...en el equipo.
Requisitos de aprobación del proyecto	El éxito del proyecto radica en resolver las consultas de forma eficaz, con los recursos humanos existentes, sin mermar el rendimiento de los servicios o unidades colaboradoras en el proyecto.
Nombramiento de los responsables	El director general de Planificación, Ordenación y Centros como patrocinador del Proyecto y el jefe de Departamento como director del Proyecto.