tarea del bloque 3: mapa mental

Deliberaciones previas a la creación de un Mapa Mental

En este tercer bloque el equipo Viatgers17 nos hemos dado unos días para que cada uno de nosotros lea los módulos 3 y 4, visualice los vídeos y afronte de manera efectiva la tarea a realizar. Tarea que también se deberá valorar mediante el sistema P2P.

Para hacer el mapa mental, Carmen nos comenta si hemos visto el vídeo de Jaime Tovar en el que se le hace la pregunta relativa a la elección de la herramienta para la estructuración del proyecto en actividades. Jaime contesta que le gusta mucho la tormenta de ideas y una pizarra en blanco para ir apuntando las ideas para luego estructurarlas.

Marga comenta que en el mismo sentido se enmarca el vídeo de Adolfina Martínez. También utiliza el mapa mental y en una pizarra se escriben las ideas y actuaciones que requiere el proyecto.

Martí comenta que esta idea le parece bien y Joana Maria opina que si a todos nos gusta, a falta de pizarra, y mediante la herramienta Google Drive, que hemos descubierto y utilizado en cada tarea, vamos aportando ideas en un documento en blanco, para que forme nuestro borrador de mapa mental.

El viernes día 1 de diciembre entre la mañana y la tarde nuestro equipo Viatgers17, hemos ido a la sesión presencial del curso y  las explicaciones de los profesores nos han sido de mucha utilidad, de tal forma que con aplicación CmapTools que nos han comentado, vamos a realizar y plasmar el borrador de mapa mental que habíamos realizado. Así mismo, y con la misma aplicación CmapTools realizaremos el diagrama de interrelaciones para poner orden al mapa mental.  

Es de destacar la tormenta de ideas entre los miembros del equipo, ideas desordenadas que hemos conseguido organizar y asociar, que nos ha permitido descubrir todas las posibles fases, actividades y tareas del nuestro proyecto y realizar el mapa mental.

Así, empezamos realizando un círculo en medio de la hoja y ponemos el objetivo del proyecto. Vamos abriendo ramas del mapa mental radialmente hasta un total de 7 fases, que  corresponden con las de nuestro proyecto. Luego hemos ido explotando el segundo nivel, haciendo lo mismo para cada fase.

Mapa mental del proyecto

A partir de la idea de nuestro proyecto, DEMANA EDUCACIÓ, que consiste en la creación de un servicio de atención educativa, el mapa mental se ramifica en un primer nivel en 7 fases. Estas ramificaciones han surgido de aunar los diferentes criterios de los miembros del equipo. Si os fijais las 7 ramas empiezan con un verbo en infinitivo porque se corresponden con las fases del proyecto a realizar, tal como se nos remarcó en la sesión presencial de tarde, del 1 de diciembre.

Por otro lado, cada fase del primer nivel se han subdivido en actividades del proyecto de segundo nivel.

Establecemos como puntos críticos:

Fase. 2.1 Falta de colaboración entre servicios

Fase. 3.1. Insuficientes recursos humanos

Fase. 7.3. Quejas por falta de información

Diagrama de interrelación del proyecto y su diagrama de flujo o de proceso resultante

Una vez que hemos definido el mapa mental, aplicamos como método complementario el diagrama de interrelación del proyecto para determinar el orden de realización de las fases del proyecto.

En una hoja en blanco hemos escrito en un círculo cada una de las fases del proyecto del primer nivel de nuestro mapa mental y hemos definido la relación que hay entre todas las combinaciones de dos elementos dibujando una flecha desde la fase “causa” a la fase “efecto”. Para ello y siguiendo las pautas establecidas en el material del curso, así como las indicaciones recibidas en la sesión presencial (profesor Pere Jiménez), nos hemos formulado preguntas del tipo: ¿Es necesario Coordinar departamentos para Conseguir recursos necesarios? o ¿Necesitamos la Coordinación de departamentos y servicios para realizar y/o Conseguir recursos necesarios?.Según la respuesta obtenida marcaremos las flechas en una dirección u otra. Este método se realiza con todas las combinaciones posibles por parejas.

Puede suceder que cuando se hace la pregunta recíprocamente, exista una flecha de entrada y otra de salida de los mismos conceptos. En estos casos no se debe poner ninguna flecha, no debe señalarse.

También puede suceder que un concepto no tenga ninguna flecha de entrada ni salida. Éste caso recibe el nombre de paradigma. Nosotros no hemos tenido ninguno.

Una vez que hemos acabado de interrelacionar todas las parejas de combinaciones, nos fijamos en la que tenga “0” entradas proque es la primera actividad  del proceso. La siguiente es la que tiene 1 entrada...y así sucesivamente. Nosotros tenemos dos fases con “0” entradas y luego ya pasamos a 1, 3 y 4 entradas.

Teniendo en cuenta que hay dos fases con 0 entradas el orden de ejecución del proyecto se inicia con dos fases en paralelo puesto que entre ellas no hay ninguna flecha y por tanto no hay relación causa efecto y pueden realizarse en paralelo. Así mismo en la finalización del proyecto hay dos fases en paralelo, con cero salidas.

Una actividad no puede comenzar hasta que todas las actividades precedentes hayan sido terminadas. El hecho de ejecutar en paralelo, nos permitiría seguir avanzando en caso de que una actividad de una línea se retrasara.

Tabla de tiempos y precedencias

Cuando ya hemos realizado  las fases secuenciadas del proyecto, ya podemos establecer las precedencias y fijarlas en la tabla de tiempos junto con la información de la fase precedente, la duración en tiempo, el coste y los recursos humanos, así como los “entregables” o la evidencias de fin de cada fase.

De acuerdo con el listado de actividades agrupadas en fases, hemos elaborado la siguiente tabla:

Nº	Actividad o Fase	Nª actividad que precede	Duración actividad en meses	RRHH Nº personas	Coste   Miles €	Entregables
A	Diseñar procesos	----	1 mes (A i B en paralelo)	Director proyecto + Comité de seguimiento)	Parte proporcional horas dedicadas al proyecto	Manual de procedimiento
B	Coordinar departamentos y servicios	-----	1 mes (A i B en paralelo)	1 dep y 3 servicios	Parte proporcional horas dedicadas al proyecto	Manual de procedimiento- Colaboración fluida y eficaz
C	Conseguir recursos	A	2 meses	1	3.000	Material y personal (3)
D	Reunir información	B i C	2 meses	3	0	Base de datos y web
E	Evaluar servicios	C	Evaluación contínua.  12 meses informe final	3	Parte proporcional horas dedicadas al proyecto	Encuestas satisfacción y Informe resultados
F	Crear un portal y App	E i D	6 meses	1	Parte proporcional horas dedicadas al proyecto	APP FAQ
G	Disponer de un punto de información	E i D	6 meses	3	Material y personal	Formación del personal