INFORME DESARROLLO DEL PROYECTO

Hola!

 Hemos llegado al final del viaje!!

Una tarea árdua y de mucho trabajo. Lo hemos logrado gracias al esfuerzo y dedicación de todo el equipo. Un orgullo y un gran placer haber formado parte de Viatgers17.

Muchas son las lecciones aprendidas, pero me quedo con una de las principales: para que un proyecto se desarrolle, se plasme, funcione, es necesario un equipo humano con mucho tesón, con ilusión, que sientan que forman parte de él, que se les valore. Para ello es necesario que el timón, el sponsor crea en el proyecto, sea una fuente de energia para poder animar al equipo.

Un beso para todos y hasta pronto!!  

Aqui va nuestro informe....

INFORME DESARROLLO DEL PROYECTO

DEMANA EDUCACIÓ

Viatgers17

Integrantes del equipo

Joana Maria Antich Adrover: @joanamantich

Carme Calviño Julià: @mallorcagood,

Margalida Socías Perelló: @msociasp

Martí Roig Xamena: @Portocolom8

Siguiendo las instrucciones para la finalización de este MOOC, vamos a suponer que nuestro proyecto se ha implantado durante este curso escolar, indicando de manera ficticia las posibles situaciones en las que nos hemos encontrado.

1. Datos básicos del proyecto:

Nombre: DEMANA EDUCACIÓ,

Creación de un equipo específico para la gestión de determinadas áreas.

Director del Proyecto: Jefe del departamento

Presentación de la organización:

Nombre: Educando2022

Actividad principal: Ordenación de la enseñanza reglada no universitaria. Principalmente currículo de la educación primaria, secundaria obligatoria y del bachillerato, así como la Evaluación.

Ámbito de actuación: Autonómico.

Nivel actual de gestión: Sistema de gestión de procesos.

2. Indicadores

Los indicadores principales de nuestro proyecto son:

• El número de consultas que se reciben en el Servicio/punto de información que hemos creado, en relación con las consultas que continúan haciéndose en los servicios implicados. Es decir, se trata de descongestionar los servicios de las consultas externas sobre gestiones de matrícula, escolarización de determinados alumnos, etc, y redirigirlas hacia el Servicio/Punto cretado.

Del total de consultas durante la implantación del proyecto, el 40% se han gestionado directamente desde el nuevo punto, por tanto, continúa habiendo un 60% de quejas que siguen llegando donde no deberían. En el DAFO inicial detectamos una gestión del tiempo ineficaz, dado que existían muchas interrupciones telefónicas que actuaban como ladrones de tiempo.

• Con la creación de la página web y el campo de preguntas frequentes, hemos comprobado que si bien la posibilidad de acceder a las FAQ se ha puesto en marcha a mitad del curso escolar, dado que se ha ido creando a medida que el proyecto iniciaba su camino, la cantidad de accesos a la FAQ ha sido de 268, por lo que consideramos una buena aceptación. Habíamos previsto unas 500 consultas, si bien como se ha dicho, el acceso a estas no ha estado disponible hasta mediados de curso escolar.

• Otro indicador que hemos utilizado ha sido el número de errores detectados en la introducción de dados en la aplicación de gestión educativa GESTIB. Al finalizar el primer curso escolar de implantación de nuestro proyecto se han detectado 452 errores en la gestión de los expedientes educativos (que incluyen la gestión de matrícula, cambios de modalidad, escolarización, convalidaciones, exenciones, etc…), que puestos en relación con los 856 del curso anterior, se puede considerar una mejora importante

• En cuanto al número de quejas recibidas tanto por parte de los alumnos y sus familias, como por parte de los centros por su falta de información, aunque no disponíamos de datos concretos sobre el total, según la información facilitada por el personal que recibía las quejas, se estima que éstas han disminuido en un 50% aproximadamente

3. Alcance del proyecto

Creación de un servicio especializado en atender y resolver las consultas formuladas por los centros educativos y los alumnos y familias.

Nuestro principal objetivo era la correcta aplicación de la normativa referente a la Gestión de la matrícula y escolarización de los alumnos.

Con ello satisfacer a los interesados, con una respuesta legal y efectiva para cada uno de ellos, de forma individualizada y coordinada con los centros educativos.

De acuerdo con las encuestas de satisfacción consideramos que hemos conseguido una mejora en el nivel de atención. Los centros educativos han mejorado su relación de confianza con los alumnos y sus familias, y con ello la consejería de educación consigue una mejora del servicio público educativo.

Así mismo hemos subsanado deficiencias observadas en la aplicación GESTIB, lo que redunda en la eficacia y eficiencia en el uso de la mismo por parte de los centros educativos, principales gestores de la aplicación.

Durante la implantación del proyecto hemos detectado la necesidad de establecer por escrito un proceso de coordinación entre los distintos servicios competentes y los centros educativos. Así como la necesidad de elaborar un plan de formación dirigido específicamente a los equipos directivos de cada centro educativo.

4. Actividades del proyecto

La creación del servicio se ha realizado de acuerdo con lo establecido en el proyecto. Si bien éste ha sufrido algunas modificaciones relativas a:

• La ubicación física prevista no resultó operativa, instaurándose junto al punto de información general de la consejería, mucho más accesible al público.
• Hemos creado una web de consultas on line con su FAQ.
• Disponemos de un manual de procedimientos.
• Ha habido pequeña modificaciones en el presupuesto.
• La coordinación de los servicios, en general, es efectiva.
• El personal designado por cada servicio ha respondido correctamente, si bien, por el volumen y tiempo dedicado, nos planteamos la necesidad de incorporar para el siguiente curso escolar, un efectivo más, o bien, que alguno de los miembros dedique el 100% de sus tareas al objeto de nuestro proyecto.
• Durante la ejecución del proyecto ha habido un cambio político, que ha supuesto un cambio en el patrocinador, que afortunadamente, y gracias al interés y esfuerzo del director del proyecto, ha considerado necesario continuar y apoyar la iniciativa.

5. Costes del proyecto

Inicialmente se había presupuestado 3.000 euros como coste material. Ahora bien, hemos detectado que posiblemente nos equivocamos al no valorar el coste del tiempo proporcional del personal funcionario adscrito al proyecto. Por tanto debería haberse valorado desde el inicio.

A su vez, no habíamos valorado el diseño de las encuestas de satisfacción por tanto, hemos aumentado los costes en 500 euros aproximadamente.

6. Recursos humanos

Como ya habíamos indicado en el DAFO, una de las fortalezas era la motivación y capacitación del personal, y la predisposición de los mismos para la asunción de nuevas competencias. Afortunadamente las previsiones fueron acertadas y no ha habido conflictos ni variaciones respecto a la planificación de recursos, salvo lo indicado en el punto 4, en relación a la posible incorporación de un funcionario dedicado al 100%.

7. Riesgos

Uno de los riesgos era la posible existencia de recelos entre servicios, por ejercer competencias compartidas, dado que cada servicio es responsable final de su ámbito. La coordinación de éstos servicios era un punto crítico en el desarrollo del proyecto, que se ha resuelto con el acuerdo escrito entre el jefe del departamento y los jefes de servicio, con la aprobación del director general.

Otro de los posibles riesgos eran las quejas por parte de los alumnos, padres y madres, por la diferente información dada en los centros educativos y en las oficinas administrativas. Si bien continúa habiendo quejas, el % ha disminuido en un 55 %. Este porcentaje puede considerarse un éxito dado que se trata del primer curso escolar de implantación, por lo que a medida que el proyecto se consolide las quejas deberían seguir disminuyendo.

8. Adquisiciones

Por lo que se refiere a los recursos previstos, sin perjuicio de lo indicado en el punto 5, el proyecto se ha llevado a cabo satisfactoriamente, únicamente se han incorporado algunas aplicaciones informáticas de acceso a bases de datos que no disponían los funcionarios implicados, y se ha planteado la posible incorporación de un miembro más al servicio creado, o bien el aumento en las horas de dedicación al proyecto por parte de algún miembro.

9. Acciones correctivas

Como se ha indicado, hemos tenido que cambiar la ubicación física del servicio creado atendiendo a necesidades de logística y de acceso al público en general, de modo que el proyecto será más visible.

A su vez el cambio político que se ha producido durante la ejecución del proyecto se ha realizado de manera positiva, en el sentido de que se ha aceptado el proyecto con entusiasmo y confianza en el equipo.

10. Lecciones aprendidas

Durante la ejecución del proyecto hemos comprobado que lo más importante es la implicación y motivación del equipo, separando la parte personal de la profesional y sin culpar a nadie de los  baches que se han producido en el proyecto. Creer en el proyecto, confiar en las personas que lo llevan a cabo y en su capacidad y motivación, es la pieza fundamental.

A su vez, una buena planificación evita muchas pérdidas de tiempo y de recursos, y ademàs optimiza la gestión y la efectividad del proyecto.